世の中の大半の人は会社に勤めており、企業という名の組織に属しています。
しかし、組織というものが何なのか理解しきれていない人も多いのではないでしょうか。
この記事では、会社における組織や組織図について細かくかつ分かりやすく解説しています。少しでも興味を持った方は、是非とも読んでいただけると幸いです。
目次
組織とは？
組織とは一定の目標を達成するために、役割や機能を分担しながらも、同じ目標を結束して目指していく集団を指します。
組織内の社長含む社員の全員が、共通の目標に向かって業務を分担し仕事をこなしていくのが、企業だと言えるでしょう。
個人事業主やフリーランスは別として、会社や企業は組織で成り立っています。公務員で構成される公的機関も同様です。
組織の最適化は売上を伸ばしたり規模を大きくしたり、連携を深めたりすることにおいて欠かせない要素なのです。
会社の組織において大切なこと
会社の組織において大切なことは3つあります。
- 組織の役割や責任は明確にする
- 組織を縦割り化しない
- 業務は分業して専門性を深める
1つずつ見ていきましょう。
組織の役職や責任は明確にする
仕事に責任は付きものです。よって、その役職に合った責任を明確にすることが重要です。誰に責任があるか分からないとなれば、組織として成り立っていません。
役職は年功序列でも実力主義でも構いません。組織の1人1人が、その役職に合った責任を持つことが大事なのです。
責任を持つということは、社会人としての立派な自覚があるということです。1人1人の能力や考え方も組織において大事なことだと言えるでしょう。
組織を縦割り化しない
組織の階層を縦割り化しすぎると、会社の全体像が見えにくくなります。つまり組織の下の人間は、組織として何を目標にしているか分からない状態に陥るのです。
さらには情報の伝達が遅い、情報が不正確、聞いた話とは違うといった問題が起こりやすくなります。問題を起こさないようにするには、階層の少ない組織を目指すことを心掛けましょう。
逆に横割り化しすぎても全体像が見えにくくなります。ちょうど良い組織をつくるための塩梅は本当に難しいのです。
業務は分業して専門性を深める
業務は分業化し、それぞれが専門性を深めていくことが大事です。
また常に効率化も考え、生産性も上げる必要があるでしょう。よって、スキルアップがしやすい環境もつくる必要があります。
ただし、「あの人しかその業務はできない」という状態になってはいけません。1人が抜けても、他の人で穴埋めできるような組織をつくることも重要なのです。
それでもって、業務は分業して専門性を深めていく必要があります。簡単にはできないと断言して良いでしょう。
最適な組織をつくるには？
ここからは、最適な組織をつくる3つの方法を紹介します。
- 世の中のニーズに合わせて組織の形態を変えていく
- 社員の労働意欲を促す
- 常に組織として達成する明確なビジョンを持つ
1つずつ見ていきましょう。
世の中のニーズに合わせて組織の形態を変えていく
世の中は常に変動しています。その時代において、トレンドや価値あるものは全く変わってくるのです。世の中のニーズに合わせて組織も形態を変えていく必要があります。
つまり、組織の目標や目的が変わるということです。変化に対応できる組織こそが、生き残れるのでしょう。
近年はDX(デジタルトランスフォーメーション)やESG(環境・社会・ガバナンス)、SDGs(持続可能な開発目標)が注目されています。
いかに早く新しい考え方に対応できるか、組織全体の手腕を問われることも多くなっているのです。
社員の労働意欲を高める
組織編制をおこなう理由の根底には、人をどう活かすかという本質があります。いうならば、組織の一員である社員の労働意欲やモチベーションを、どうやって高めるのかということです。
組織は社員の労働意欲を高める方法を実践していく必要があるのです。よって最適な組織＝社員の労働意欲が高いということになります。
常に組織として達成する明確なビジョンを持つ
常に組織で目標(ビジョン)を設定し、社員全員が目標(ビジョン)を認識していることが大切です。
従業員1人1人が目標を理解し、ビジョンに向かって仕事をしている組織こそが、最適な組織だと言えるでしょう。ただ、会社の規模が大きくなるほど、社員全員が同じ目標を認識することは難しいです。
まずは「なぜ今、この業務をしているのか」から考えると、全体像が見えやすくなるかも知れません。大企業ほど社員全員が同じ目標を持っていることは、不可能に近いことと言えるでしょう。
それでも、1人でも多くの社員が組織として達成すべき目標を理解していることこそが大切なのです。
組織形態の形にはどんなものがある？
企業の組織形態は複数の種類があります。一例を挙げてみましょう。
- 職能別組織
- カンパニー制組織
- 事業部制組織
1つずつ説明していきます。
職能別組織
職能とは営業や開発、人事などの職種を指します。職能別組織とは、職種ごとに編成された組織です。
業務の重複が生まれにくく生産性が上がることに加え、部署内で専門性のスキルを磨きやすい組織形態でもあります。
カンパニー制組織
カンパニー制組織とは、社内に分社(別会社)があり、それぞれに独自採算を図らせる組織形態です。権限と責任も別々になります。
それぞれの会社ごとの独立採算になるため、利益や資産効率の向上が図りやすいです。また、意思決定も迅速におこなえます。
事業部制組織
事業部制組織とは、複数の事業部門で編成された組織を指します。商品や開発など、事業単位で編成されているのが特徴的です。
各事業部で全ての権限を事業部長が持っており、意思決定も早くおこなえるでしょう。複数の事業を扱う会社で、事業部制組織を取り入れることがあります。
組織図とは？
組織図とは、会社の組織の構造を一目で分かるように作られた図です。組織図があれば、その企業にはどういった部門があるのか、誰が役職付きなのか一目で分かります。
組織図を別の言葉で言い換えると、会社の目標達成に向けて作られた設計図ともいえるでしょう。
組織図がある会社とない会社はもちろんのこと、キチンとした組織図が作れている会社と作れていない会社でも雲泥の差があります。経営が上手くいくかにおいて組織図は重要な要素となっているのです。
組織図をつくることの利点
組織図をつくることの利点を3つ説明していきます。
- 会社の組織における構造が分かりやすくなる
- 指示が伝わりやすくなる
- 会社が抱える問題点に気が付きやすい
1つずつ見ていきましょう。
会社の組織における構造が分かりやすくなる
組織図を作る利点として、組織の構造や全体像を一目見て把握できるといったことが挙げられます。そもそも組織構造を理解していなければ、社内の連携はとれません。
その部門の役割や部門間の関係を把握しているからこそ、連携が取れるのです。組織の構造は企業が大きくなればなるほど分かりにくくなります。
しかし、組織図があるのとないのとでは理解のしやすさが全く違います。組織図がなければ、中小企業でも全体像は見えてこないでしょう。
指示が伝わりやすくなる
組織図を見ると企業の部門や部署を把握できますし、誰が部署の権限や責任を持っているかも分かります。階層が明確になっているので、経営者からの伝達も早く伝わっていきます。
階層が明確でないと、伝達の遅れや漏れ、意図の履き違えなどが起こりやすくなるでしょう。組織図がしっかりしている企業は、社内間で指示が伝わりやすく、情報の共有も比較的早いです。
会社が抱える問題点に気が付きやすい
組織図があると、決裁に時間がかかりすぎる、部署や部門の役割が重複している、といった問題点を見つけやすくなります。
会社の問題点に気付くには、組織の全体像を見て現状を分析し、どう問題解決に繋げていくか考える必要があるのです。組織図があれば組織をさらに透明化したり、組織の無駄を解消したりすることができるようになるでしょう。
将来を見据えた組織図のつくり方
将来を見据えた組織図はどう作れば良いのでしょうか？
おすすめは
- 5年後のビジョンを立てる
- 必要な部署を考える
- 実際に組織図にしてみる
といった流れで作成することです。詳しく説明していきます。
➀5年後のビジョンを立てる
まずは企業の未来を考えて、組織がどんな会社になっているか考えてみましょう。
考えたら次は具体的に売上や組織の規模、商品やサービスなど具体的に思い描き、書き出して見るのです。
②必要な部署を考える
次に思い描いた会社を実現させるために必要な部署や部門を考えてみましょう。
- 営業
- IT
- マーケティング
- 経理
などシンプルに考えてもらえば大丈夫です。
しかしあまり上げすぎると、収拾がつかなくなってしまうので、本当に必要だと思う部署や部門だけを上げてください。
③実際に組織図にしてみる
最後に実際に組織図にして書き出して見ましょう。簡単に出来そうですが、何度も試行錯誤して、書き直ししながら書き出すことをおすすめします。
組織図も細かくし過ぎると、複雑で全体像が分かりづらい図になってしまいます。あくまでシンプルな組織図をイメージして作ってみてください。
大企業や中小企業にかかわらず会社は1つの組織である
大企業や中小企業にかかわらず会社は1つの組織として成り立っています。公務員も同じです。
組織は複数の人間で構成されており、1人で仕事はできません。だからこそ、協調性やコミュニケーション能力を重視する企業も多いのです。
最適な組織を作ることは簡単なことではありません。何度も失敗し、試行錯誤を繰り返すことによって、理想的な組織がつくられていきます。
組織形態が完成したとしても、時代やニーズに合わせて再度変えていかなければならないため、相当大変です。
この記事を読んで少しでも参考になった部分があったなら幸いです。ここまで読んでいただき、ありがとうございました。